Cómo Conectar Google Calendar y Calendly a tus Agentes de IA en Runia
Tutorial para integrar Google Calendar y Calendly en agentes de Runia Nexus y permitir agendamiento automático por WhatsApp.
Si tu cliente maneja citas, turnos o reservas, integrar un calendario al agente de IA cambia completamente la experiencia del usuario final. En vez de llamar o mandar un mensaje esperando que alguien le confirme, el cliente agenda directo desde WhatsApp en segundos. Aca te muestro Cómo configurarlo.
Por qué integrar calendarios
El agendamiento automático es una de las features Qué mas impacto tiene en la satisfacción del cliente final. Segun datos de Meta, el 67% de los usuarios prefiere resolver todo por mensaje sin cambiar de canal. Con un calendario conectado, el agente consulta disponibilidad en tiempo real y confirma la cita al instante.
Google Calendar en Runia Nexus
- Listar calendarios: El agente puede ver todos los calendarios de la cuenta conectada
- Ver disponibilidad: Consulta slots libres en un rango de fechas
- Crear citas: Agenda directamente en el calendario con titulo, descripcion y duracion
- Cancelar citas: El usuario puede cancelar desde la conversación y se refleja en Calendar
Calendly en Runia Nexus
- Event types: El agente consulta los tipos de evento configurados en Calendly
- Disponibilidad: Busca slots disponibles segun las reglas de Calendly
- Bookings: Crea reservas directamente desde la conversación
- Cancelaciones: Cancela bookings existentes por solicitud del usuario
Paso 1: Conectar la integración
Desde la seccion Integraciones del panel de Runia Nexus, seleccióna Google Calendar o Calendly. El proceso es por OAuth: haces clic en conectar, te logueas con la cuenta de Google o Calendly del cliente, y autorizas el acceso. El refresh token se guarda automáticamente para que no tengas que reconectar nunca mas.
Paso 2: Configurar en el Canvas
Una vez conectada la integración, agrega un nodo de accion en el canvas que consulte la disponibilidad. El flujo tipico es: el usuario pide un turno, el agente pregunta que día, consulta disponibilidad, muestra opciones, confirma la cita y la crea en el calendario. Todo sin intervencion humana.
Paso 3: Probar el flujo de agendamiento
Usa el simulador del canvas para recorrer el flujo completo. Verifica que la disponibilidad se muestra correctamente, que la cita se crea en el calendario, y que las cancelaciones funciónan. Proba también con horarios fuera de rango para ver como responde el agente.
Google Calendar vs Calendly
Comparativa de integraciones
| Feature | Google Calendar | Calendly |
|---|---|---|
| Configuración | OAuth directo | OAuth directo |
| Tipos de evento | Configuras en Runia | Usa los de Calendly |
| Reglas de disponibilidad | Básica (horarios) | Avanzada (buffer, zonahoraria) |
| Notificaciones automáticas | Si (email) | Si (email + SMS) |
| Ideal para | Citas simples | Agenda con reglas complejas |
Preguntas frecuentes sobre integraciones de calendario
No, funcióna con cuálquier cuenta de Google. El OAuth autoriza acceso al Calendar y el refresh token se renueva automáticamente. Tampoco necesitas Calendly pago, funcióna con la versión gratuita.
Si, podés conectar varios calendarios de la misma cuenta de Google. El agente puede consultar disponibilidad entre todos y crear la cita en el calendario que corresponda.
El agente consulta disponibilidad en tiempo real. Si alguien mas agendo ese horario mientras el usuario estaba decidiendo, el agente se da cuenta y ofrece la proxima opcion disponible.
Si, tanto Google Calendar como Calendly envian confirmaciones automáticas por email con los detalles de la cita y un link para cancelar o reprogramar.
Si, el agente puede buscar la cita del usuario y cancelarla. La cancelación se refleja inmedíatamente en el calendario y el slot queda libre nuevamente.
Conectar calendarios es una de las integraciones Qué mas valor agrega al agente. El cliente final no necesita descargar nada ni aprender una herramienta nueva: agenda desde el mismo WhatsApp que usa todos los días. Herramientas como Runia hacen que la configuración sea simple y el resultado sea inmedíato.
Si necesitas ayuda con el canvas: Ver Cómo crear agentes con el Canvas